Viegli uzaiciniet dalībniekus uz ieplānotajām Microsoft Teams sapulcēm un izsekojiet viņu atbildes.
Virtuālās tikšanās var būt nogurdinošas. Visi to zina. Tāpēc jūs kā sapulces vadītājs esat atbildīgs par procesa norisi, cik vien iespējams. Liela daļa no tā ir saistīta ar to, ka visu laiku nenotiek improvizētas tikšanās.
Katram kalendārā ir daudz lietu. Iepriekšēja brīdināšana ir ne tikai apdomīga, bet arī profesionāla. Par laimi, ir ļoti vienkārši uzaicināt cilvēkus uz Microsoft Teams sapulcēm. Plānojot sapulci programmā Microsoft Teams, varat uzreiz uzaicināt cilvēkus uz sapulci.
Piezīme: Microsoft Teams bezmaksas un personīgajiem kontiem, plānojot sapulci, nav iespējams pievienot dalībniekus. Sapulces saite ir jānosūta manuāli. Iespēja nosūtīt uzaicinājumus uz sapulci ir pieejama tikai Microsoft 365 kontiem.
Kreisajā pusē esošajā navigācijas panelī atveriet cilni “Kalendārs”.
Ekrāna augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz pogas Jauna sapulce. Tiks atvērts plānošanas logs.
Piešķiriet sapulcei nosaukumu un atlasiet notikuma laiku un datumu. Pēc tam atveriet sadaļu “Pievienot obligātos dalībniekus”, lai pievienotu personas, kuras vēlaties uzaicināt uz sapulci. Varat uzaicināt lietotājus gan savā organizācijā, gan ārpus tās.
Lai uzaicinātu lietotājus no savas organizācijas, ierakstiet viņu vārdus. Komandas sniegs ieteikumus no jūsu organizācijas dalībniekiem. Noklikšķiniet uz viņu vārda, lai tos pievienotu.
Lai uzaicinātu lietotājus ārpus jūsu organizācijas, jums ir jāievada pilna personas e-pasta adrese. Pēc e-pasta adreses ievadīšanas nospiediet ievadīšanas taustiņu vai noklikšķiniet uz ieteikuma “Uzaicināt”, lai pievienotu viņus kā dalībniekus sapulcei.
Lietotājiem, kuru klātbūtne nav obligāta, tekstlodziņa beigās noklikšķiniet uz pogas “Neobligāti”.
Paplašināsies jauns lauks. Ievadiet šeit neobligātos dalībniekus tāpat kā ar obligātajiem dalībniekiem. Organizācijas dalībniekiem ievadiet viņu vārdu un pēc tam atlasiet to no Teams ieteikumiem. Dalībniekiem ārpus jūsu organizācijas ievadiet pilnu e-pasta adresi.
Teams ir arī plānošanas palīgs, kas ļauj salīdzināt savu kalendāru ar citu dalībnieku kalendāriem (kuriem tas jebkurā gadījumā ir pieejams), lai atrastu ikvienam piemērotu laiku. Dodieties uz cilni “Plānošanas palīgs”, lai saņemtu palīdzību no Teams un atrastu piemērotu laiku.
Kad sapulces plānotāja logā ir ievadīta visa informācija, noklikšķiniet uz pogas Sūtīt.
Uzaicinājums tiks nosūtīts visiem sapulces dalībniekiem (obligāti un neobligāti) vai nu uz viņu Outlook pastkasti (personām organizācijā), vai uz viņu e-pasta adresi (nepiederošām personām). Lietotāji var atbildēt uz sapulci un pievienot to savam kalendāram, izmantojot jūsu nosūtīto uzaicinājumu.
Viņu atbildes varat redzēt sapulces detaļās. Lai skatītu sapulces informāciju, kalendārā veiciet dubultklikšķi uz sapulces. Labajā pusē atrodas panelis “Izsekošana”, kurā ir redzams ikviena personas atbildes statuss.
Varat arī uzaicināt uz sapulci vairāk cilvēku pēc sapulces sākotnējās ieplānošanas. Atveriet sapulces informāciju kalendārā, veicot dubultklikšķi uz tā vai pārklājuma izvēlnē atlasot Rediģēt.
Pēc tam sadaļā Obligātie vai Izvēles dalībnieki pievienojiet dalībnieku vārdus vai e-pasta adreses un noklikšķiniet uz pogas Sūtīt atjauninājumu. Jau pievienotie lietotāji arī saņems uzaicinājumu vēlreiz.
Varat arī atcelt sapulci, un visi saņems e-pasta ziņojumu ar atjauninājumu, ka sapulce ir atcelta.
Atveriet sapulces informāciju un noklikšķiniet uz pogas "Atcelt sapulci" sapulces informācijas rīkjoslas augšējā kreisajā stūrī.
Parādīsies dialoglodziņš. Varat pievienot atcelšanas piezīmi, ja jums ir ziņojums, ko nosūtīt dalībniekiem. Pretējā gadījumā vienkārši noklikšķiniet uz pogas "Atcelt sapulci".
Un še tev. Uzaicinājumu izsūtīšana uz Microsoft Teams sapulci ir vienkārša. Viss, kas jums jādara, ir pievienot lietotājus, kurus vēlaties uzaicināt, sapulču plānotājam. Microsoft arī ļauj ārkārtīgi vienkārši izsekot jūsu ielūgumu statusam vai vispār atcelt sapulci.