Ieplānojiet svarīgas sanāksmes, lai visi dalībnieki varētu piedalīties
Tādas sadarbības platformas kā Microsoft Teams ir pilnībā mainījušas attālās darba spēli, un tas ir pareizi. Daudzas organizācijas pāriet no e-pasta uz programmām, piemēram, Microsoft Teams, lai sazinātos starp kolēģiem, jo šīs platformas piedāvā brīnišķīgas funkcijas.
Viena no Microsoft Teams piedāvātajām funkcijām, kas lietotājiem visā pasaulē patīk, ir iespēja platformā rīkot ieplānotas sanāksmes. Papildus ad hoc sanāksmēm lietotāji var arī ieplānot sanāksmes. Iepriekš tikai Microsoft 365 Business abonenti varēja rīkot ieplānotas privātas vai kanāla sapulces. Bet tagad Microsoft ir pievienojis arī opciju Microsoft Teams Free lietotājiem. Sapulču plānošana programmā Teams ar organizācijas locekļiem, kā arī nepiederošām personām (Microsoft Teams sapulču pasaulē parasti pazīstamas kā viesi) ir tik vienkārša, cik vien iespējams.
Kā ieplānot sapulci, ja esat Microsoft Teams bezmaksas lietotājs
Atveriet Microsoft Teams darbvirsmas lietojumprogrammu vai dodieties uz vietni teams.microsoft.com. Kreisajā pusē esošajā navigācijas joslā atlasiet opciju “Sapulces”.
Piezīme: Ja nav opcijas “Sapulces”, mēģiniet atjaunināt savu Microsoft Teams darbvirsmas lietotni, jo jaunā opcija ir tikai sākusies. Ja, veicot atjaunināšanu uz jaunāko versiju, šī opcija joprojām netiek rādīta, atliek tikai gaidīt, līdz šī funkcija tiks ieviesta.
Tiks atvērta cilne Sapulces. Jūs redzēsit divas iespējas: “Satikties tūlīt” un “Ieplānot tikšanos”. Noklikšķiniet uz “Ieplānot sapulci”, lai atvērtu plānotāja logu.
Piešķiriet sapulcei nosaukumu un norādiet sapulces ilguma datumu un laiku. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Grafiks".
Komandas plāno tikšanos. Ekrānā tiks parādītas dažas ielūguma kopīgošanas iespējas. Varat kopīgot sapulces informāciju, kopējot to un nosūtot saiti pa e-pastu vai jebkuru ziņojumapmaiņas lietotni, vai arī varat nosūtīt ielūgumu, izmantojot Google kalendāru vai Outlook kalendāru, izveidojot notikumu. Izvēlieties vēlamo opciju.
Svarīga piezīme: Neizlaidiet šo darbību, vismaz nenokopējot sapulces informāciju. Pēc šī loga aizvēršanas jūs vairs nevarēsit piekļūt informācijai. Ja izvēlējāties neveidot kalendāra notikumu, jums ir arī jāsaglabā sapulces saite, jo pašlaik Microsoft Teams nav iebūvēta kalendāra, lai bezmaksas lietotāji varētu sekot līdzi plānotajām sapulcēm. Tas nozīmē, ka jūs nevarēsit pievienoties sapulcei vai uzaicināt citus uz tikko ieplānoto sapulci, ja izlaidīsit šo darbību.
Pašlaik bezmaksas lietotāji ieplānotas sapulces var rīkot tikai privāti, nevis kanālos. Tādējādi sapulcei var pievienoties tikai personas, kurām ir sapulces uzaicinājuma saite.
Kā ieplānot sapulci, ja esat Microsoft 365 biznesa lietotājs
Microsoft 365 Business abonenti var ieplānot sapulci, izmantojot programmu Microsoft Teams, vai arī viņi var izmantot programmu Outlook, lai ieplānotu sapulci programmā Teams.
Ieplānojiet sapulci no Microsoft Teams
Atveriet Microsoft Teams darbvirsmas lietojumprogrammu vai dodieties uz vietni teams.microsoft.com un pierakstieties ar savu Microsoft kontu. Pēc tam kreisajā pusē esošajā navigācijas joslā atlasiet opciju “Kalendārs”.
Kalendārā noklikšķiniet uz pogas Jauna sapulce, lai ieplānotu sapulci.
Tiks atvērts jaunas sapulces izveides ekrāns. Pievienojiet sapulces nosaukumu un pēc tam lodziņā “Pievienot obligātos dalībniekus” ierakstiet dalībnieku vārdus, lai uzaicinātu cilvēkus.
Ja vēlaties, lai sapulcei pievienotos kāds ārpus jūsu organizācijas, lodziņā ierakstiet viņa e-pasta adresi, lai nosūtītu uzaicinājuma saiti uz sapulci.
Kad esat pievienojis visus dalībniekus, iestatiet sapulces laiku. Varat arī izmantot Plānošanas palīgu, lai atrastu brīvu laiku no katra kalendāra, lai iestatītu sapulces laiku, kas piemērots ikvienam.
Microsoft Teams arī ļauj sapulci atkārtot noteiktā grafikā. Nolaižamajā izvēlnē izvēlieties atbilstošo opciju. Ja nevēlaties atkārtot sapulci, atstājiet iestatījumu uz “Neatkārtojas”.
Nākamais ir iestatījums “Pievienot kanālu”, kas nosaka sapulces konfidencialitātes iestatījumus. Lai jūsu sapulce būtu privāta, atstājiet to tukšu. Lai atvērtu sapulci komandas dalībniekiem, atlasiet kanālu. Varat arī izvēlēties vairākus kanālus sapulcei.
Sanāksme tiks publicēta jūsu izvēlētajā kanālā cilnē “Ziņas”, kur komandas dalībnieki var iestatīt dienaskārtības, koplietot failus vai pievienot savus komentārus.
Lai ieplānotu sapulci, noklikšķiniet uz pogas “Sūtīt” vai “Saglabāt” (atkarībā no tā, kura tiek parādīta atkarībā no tā, vai sarakstā ir dalībnieki).
Ieplānojiet Teams sapulci no programmas Outlook
Lietotāji var arī ieplānot Teams sapulci programmā Microsoft Outlook. Atveriet programmu Outlook un pārslēdzieties uz kalendāra skatu. Noklikšķiniet uz ikonas “Kalendārs” kreisās navigācijas rūts apakšā, lai pārslēgtos.
Pēc noklusējuma Microsoft Teams ir Outlook pievienojumprogramma. Outlook kalendāra skatā noklikšķiniet uz "Jaunu komandu sanāksme".
Tiks atvērts sapulces plānošanas ekrāns. Iestatiet sapulces nosaukumu, pievienojiet dalībniekus, kuriem nosūtīt sapulces uzaicinājumus, iestatiet sapulces laiku un noklikšķiniet uz pogas Sūtīt, lai nosūtītu sapulces uzaicinājumu.
Piezīme: Pašlaik lietotāji var ieplānot sapulces no programmas Outlook, taču tās nevar būt nevienā kanālā.
Sapulču rīkošana Microsoft Teams ir ļoti ērta. Lietotāji var ieplānot sapulces no Microsoft Teams vai izmantojot programmu Outlook. Teams lietotāji ar Microsoft 365 Business abonementu var izmantot arī plānošanas palīgu, kas ļauj lietotājiem atrast sapulcei piemērotu laiku ikvienam.
Microsoft Teams Free lietotāju plānotājs pašlaik ir diezgan vienkāršs, taču, ņemot vērā to, ka tā ir tikko ieviesta funkcija, iespējams, tuvāko mēnešu laikā tas saņems svarīgus atjauninājumus. Varat arī nosūtīt uzaicinājuma saiti personām, kuras neietilpst jūsu organizācijā, lai viņi varētu pievienoties sapulcei kā viesi.