Veiciet automatizētas piezīmes sapulcē, izmantojot Microsoft Teams funkciju Live Transcriptions.
Microsoft Teams agrāk bija diezgan priekšā Workstream Collaboration lietotņu barā. Taču pēdējā laikā tas ir vēl vairāk virzījis savas robežas, lai paliktu aktuāls mainīgajos laikos. Pateicoties krasām izmaiņām vienādojumā, kas saistīts ar mūsu darba veidu un nežēlīgo konkurenci, Microsoft Teams pastāvīgi piedāvā savu A-spēli.
Jaunākais papildinājums Teams piedāvāto funkciju arsenālam ir tiešraides sapulču transkripcijas. Tiešraides transkripcijas ir pieejamas sapulces laikā, un jums nav jāieraksta sapulce, lai ģenerētu šīs transkripcijas.
Transkripcijas var ievērojami uzlabot jūsu tikšanās pieredzi. Tie ne tikai padara jūsu sanāksmes produktīvākas, automatizējot sapulču piezīmes. Lai gan tas, ka piezīmes nav jāveic manuāli, ir liels pluss. Tie arī padara sanāksmes iekļaujošākas dalībniekiem, kuri ir nedzirdīgi vai vājdzirdīgi, atrodas trokšņainā vietā vai kuriem ir atšķirīgs valodas zināšanu līmenis.
Kā transkripcija atšķiras no subtitriem reāllaikā?
Microsoft Teams jau labu laiku ir izmantojis reāllaika subtitru funkciju. Tātad, kas ir tik īpašs sapulču atšifrējumos? Lielākā atšķirība ir pieejamība.
Transkripcijas ir pieejamas pēc tikšanās. Un jūs varat tos lejupielādēt un kopīgot ar ikvienu. Tieši tāpēc mēs tos saucām par “automātiskajām sapulču piezīmēm”. Taču Teams nesaglabā parakstus.
Turklāt, kad iespējojat parakstus, tie ir redzami tikai jums, bet transkripcija ir redzama visiem, lai gan lietotāji var izvēlēties to paslēpt.
Ja galvenais iemesls, kāpēc vēlaties iespējot transkripcijas, ir padarīt sapulci iekļaujošāku un pieejamāku, varat izmantot vai nu transkripcijas, vai parakstus. Bet, lai saglabātu ierakstu par visu sapulci, transkripcija ir pareizais veids.
Priekšnosacījumi transkripcijas lietošanai programmā Misrosoft Teams
Izmantojot transkripcijas programmā Microsoft Teams, ir pievienotas dažas virknes. Pirmkārt, tas ir pieejams tikai ieplānotām sapulcēm, nevis kanāla vai “Satiec tūlīt” sapulcēm. Tātad, ja jūsu darba kārtībā ir iekļautība un labāka saprotamība ekspromtā vai kanāla sapulcē, varat meklēt subtitrus tiešraidē.
Turklāt šī funkcija ir pieejama tikai tad, ja runātā valoda ir ASV angļu valoda. Turklāt to var izmantot tikai no darbvirsmas lietotnes, un tas ir pieejams tikai noteiktām licencēm. Tas būtībā nozīmē, ka Microsoft Teams bezmaksas lietotājiem un izslēgtajiem licenču veidiem nav piekļuves šai funkcijai.
Organizācijām ar šādām licencēm ir piekļuve transkripcijām programmā Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
GCC, GCC-High un DoD lietotāji nav tiesīgi izmantot šo funkciju.
IT administratoram organizācijā ir jāiespējo arī transkripcija. Ja nevarat atrast transkripcijas iespēju, jums jāsazinās ar administratoru.
Transkripcijas iespējošana jūsu organizācijai
Ja esat savas organizācijas IT administrators, dodieties uz Teams administrēšanas centru.
Organizācijas IT administratori var iespējot transkripciju ikvienam, iekļaujot to globālajā politikā, vai selektīviem cilvēkiem, izmantojot dažādas politikas dažādiem lietotājiem.
Kreisajā pusē esošajā navigācijas panelī noklikšķiniet uz opcijas “Sapulces”.
Zem tā tiks paplašinātas dažas iespējas. No tiem atlasiet “Sapulču politikas”.
Lai iespējotu opciju visai organizācijai, noklikšķiniet uz opcijas vai “Globāls (noklusējums visā organizācijā)”.
Ritiniet uz leju līdz sadaļai "Audio un video". Pēc tam pārliecinieties, vai ir ieslēgta opcija “Atļaut transkripciju”.
Lai to iespējotu selektīvi, jums ir divas iespējas. Varat to ieslēgt visai organizācijai, pēc tam izveidot pielāgotu politiku, kur transkripcijas opcija nav iespējota, un piešķirt politiku lietotājiem, kuriem nevēlaties piekļūt šai funkcijai. Vai arī varat doties tieši pretējā virzienā, kur opcija nav iespējota globāli, bet tikai pielāgotajā politikā, un varat to piešķirt lietotājiem, kuriem vēlaties piekļūt šai funkcijai.
Lai izveidotu jaunu sapulču politiku, dodieties uz lapu “Sapulču politikas” un noklikšķiniet uz pogas “Pievienot”.
Piešķiriet politikai nosaukumu un konfigurējiet to, kā vēlaties. Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt.
Lai piešķirtu politiku lietotājiem, atlasiet to un noklikšķiniet uz pogas Pārvaldīt lietotājus.
Labajā pusē parādīsies panelis. Atrodiet lietotājus, kuriem vēlaties piešķirt politiku, un noklikšķiniet uz pogas “Lietot”.
Varat arī piešķirt politikas jebkurai lietotāju grupai savā organizācijā.
Transkripcijas funkcijas izmantošana sapulcēs
Funkcijas izmantošana sapulcēs ir pastaiga pa parku. Taču atcerieties, ka varat atšifrēt tikai ieplānotās sanāksmes. Sāciet ieplānoto sapulci vai pievienojieties tai no kalendāra pasākuma.
Sapulces organizators un viena nomnieka personas var sākt transkripciju. Viesi, personas no cita nomnieka un anonīmi lietotāji (cilvēki, kuri nevēlas tikt identificēti transkripcijās) nevar sākt transkripciju sapulcē.
Lai sāktu transkripciju, sapulces rīkjoslā atveriet sadaļu Citas darbības.
Pēc tam no opcijām atlasiet “Sākt transkripciju”.
Jūs redzēsit paziņojumu, ka transkripcija ir sākusies, un jums ir jāinformē visi, ka tiek veikta transkripcija. Taču arī citi dalībnieki redzēs paziņojumu, ka sapulce tiek pārrakstīta. Tomēr, pieklājot tos dalībniekus, kuri ir pievienojušies no tālruņa, par to jāinformē visi.
Labajā pusē parādīsies transkripcijas panelis. Atšifrējumā tiks iekļauts arī dalībnieka lietotājvārds un profila ikona, kā arī laika zīmogs.
Visi sapulces dalībnieki jebkurā laikā var parādīt vai paslēpt atšifrējuma paneli. Noklikšķiniet uz pogas “Aizvērt” panelī, lai to paslēptu.
Varat arī pāriet uz izvēlni Citas darbības un no turienes atlasīt “Slēpt atšifrējumu”.
Lai parādītu paneli, izvēlnē Citas darbības atlasiet Rādīt atšifrējumu.
Sapulces organizētājs un prezentētāji var apturēt transkripciju un atsākt to jebkurā sapulces brīdī. Lai apturētu transkripciju, dodieties uz izvēlni Citas darbības un atlasiet Apturēt transkripciju.
Ikviens saņems paziņojumu, ka esat pārtraucis pārrakstīšanu. Kad visi pametīs sapulci, transkripcija tiks automātiski apturēta.
Transkripciju lejupielāde un koplietošana
Sapulces stenogrammas ir pieejamas lejupielādei automātiski pēc sapulces kalendāra pasākumā. Kreisajā pusē esošajā navigācijas panelī atveriet sadaļu “Kalendārs”.
Pēc tam atveriet ieplānotās sapulces pasākumu.
Sapulces lapas augšpusē būs papildu cilne “Ieraksti un atšifrējumi”.
Tur būs iespējams apskatīt visu stenogrammu. Lai to lejupielādētu, noklikšķiniet uz lejupielādes pogas.
Varat lejupielādēt atšifrējumu kā .vtt failu (populārs atšifrējumu formāts) vai .docx failu (Word dokuments).
Transkripcijas ir pieejamas lejupielādei no dalībnieka kontiem, līdz sapulces organizētājs tos neizdzēš.
Mobilie dalībnieki nevar redzēt transkripciju mobilajā lietotnē. Lai tas būtu pieejams mobilajiem dalībniekiem, lejupielādējiet failu un augšupielādējiet to tērzēšanai. Dodieties uz sapulces tērzēšanu un noklikšķiniet uz pogas Pievienot, lai augšupielādētu failu.
Mobilie dalībnieki pēc tam var atrast failu savā tērzēšanā.
Savas identitātes slēpšana transkripcijās
Komandas var identificēt personu, kas runā, un sapulču atšifrējumi automātiski ietver lietotājvārdu un personas vārdu. Ja vēlaties palikt anonīms transkripcijās, varat slēpt savu identitāti. Bet jums tas jādara pirms tikšanās.
Noklikšķiniet uz ikonas “Iestatījumi un vairāk” (trīs punktu izvēlne) blakus sava profila ikonai virsrakstjoslā. Pēc tam izvēlnē atlasiet “Iestatījumi”.
Tiks atvērti iestatījumi. Kreisajā pusē esošajā navigācijas izvēlnē atveriet sadaļu “Subtitri un atšifrējumi”.
Pēc tam izslēdziet slēdzi “Automātiski identificēt mani parakstos un atšifrējumos”.
Transkripcijas ir lieliska funkcija, un Microsoft Teams tos noteikti atvieglo lietošanu. Tāpēc nākamreiz, kad vēlaties veikt sapulces piezīmes vai padarīt sapulces saturu pieejamu ikvienam, varat pārrakstīt visu sapulci.