Izmantojiet Excel izmaiņu izsekošanas līdzekli, lai uzzinātu, kas ir veicis izmaiņas darbgrāmatā, kādas izmaiņas ir veikušas un vai tās pieņemt.
Pieņemsim, ka esat lūdzis kādam ar jums veikt korektūru vai sadarboties ar Excel darbgrāmatu. Varat arī sekot līdzi izmaiņām, ievietošanu un dzēšanu, kas veiktas šajā koplietotajā darbgrāmatā. To var izdarīt, izmantojot Excel funkciju Izmaiņu izsekošana, lai noteiktu, kurš veica izmaiņas un kādas izmaiņas tas veica jūsu koplietotajā darblapā/darbgrāmatā.
Excel darblapas pēc noklusējuma netiek izsekotas, tāpēc jūs nezināt, kādas izmaiņas ir veiktas, kas tās veicis vai kad. Bet, kad ir iespējota funkcija Izsekot izmaiņas, programma Excel iezīmēs jebkura lietotāja veiktos labojumus darbgrāmatā. Šis ir soli pa solim ceļvedis, lai izsekotu izmaiņām programmā Microsoft Excel.
Kā programmā Excel ieslēgt izmaiņu izsekošanu
Kad esat pabeidzis visu datu ievadīšanu darblapā, pirms Excel darbgrāmatas kopīgošanas pārskatīšanai iespējojiet funkciju “Izsekot izmaiņas”. Kad viņi ir pabeiguši pārskatīšanu, varat salīdzināt savus sākotnējos datus ar mainītajiem datiem un pēc tam izvēlēties pieņemt vai noraidīt viņu izmaiņas. Pēc tam varat izslēgt Izmaiņu izsekošanu.
Ņemiet vērā, ka tehniski tas ir mantots līdzeklis, tāpēc programmā Excel 2019 un Excel 365 neredzēsiet izmaiņu izsekošanas opciju. Šo līdzekli varat atrast tikai Excel 2016 un vecāku versiju cilnē Pārskatīšana.
Lai programmā Excel ieslēgtu izmaiņu izsekošanu, atveriet cilni “Pārskatīšana” un noklikšķiniet uz “Izsekot izmaiņām”. Pēc tam nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Izcelt izmaiņas”.
Tiks atvērts dialoglodziņš Highlight Changes. Tajā atzīmējiet izvēles rūtiņu “Izsekot izmaiņām rediģēšanas laikā”.
Tagad mums ir trīs iespējas Kad, Kurš un Kur. Lodziņā “Kad” mēs varam izvēlēties, kopš kura laika vēlaties izsekot izmaiņām, izvēlieties “Kopš pēdējās saglabāšanas”, “Viss”, “Vēl nav pārskatīts” vai “Kopš datuma (konkrēts datums)”. Šeit mēs lodziņā Kad atlasām “Visi”.
Un mēs izvēlamies “Ikviens” laukā Who. Varat arī izvēlēties izsekot tikai konkrētu lietotāju vai visu lietotāju veiktajām izmaiņām, kurām ir šī opcija.
Ja vēlaties, lai izmaiņas tiktu izsekotas visā lapā, vienkārši atstājiet šo izvēles rūtiņu neatzīmētu. atzīmējiet izvēles rūtiņu "Izcelt izmaiņas ekrānā" un noklikšķiniet uz pogas "OK".
Vai arī, ja vēlaties izsekot izmaiņām tikai kādā lapas daļā, varat norādīt šūnu diapazonu. Noklikšķiniet uz lodziņa “Kur” un darblapā atlasiet šūnu diapazonu. Pēc tam noklikšķiniet uz "OK".
Noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu darbgrāmatu.
Pēc tam cilnē “Pārskatīšana” atlasiet opciju “Koplietot darbgrāmatu”.
Darbgrāmatas kopīgošanas dialoglodziņā pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa “Izmantot veco koplietoto darbgrāmatu līdzekli jaunās līdzautorēšanas pieredzes vietā”. Pēc tam noklikšķiniet uz "OK".
Visbeidzot, cilnē Pārskatīšana atlasiet “Aizsargāt koplietoto darbgrāmatu”. Tiks atvērts dialoglodziņš Shared Workbook aizsardzība. Dialoglodziņā Shared Workbook aizsardzība atzīmējiet opciju Kopīgošana ar izsekošanas izmaiņām, lai neviens nevarētu noņemt izsekošanas vēsturi. Pēc tam noklikšķiniet uz "OK".
Pēc tam saglabājiet failu un kopīgojiet izklājlapu ar saviem līdzstrādniekiem pārskatīšanai.
Kā skatīt un pieņemt vai noraidīt izmaiņas
Kad visi jūsu līdzstrādnieki ir pārskatījuši jūsu darbgrāmatu un veikuši dažas izmaiņas, varat izvēlēties pieņemt vai noraidīt šīs izmaiņas.
Tagad, ja izklājlapā tiek veiktas izmaiņas, tās parādīs krāsaina šūnas apmale un neliels trīsstūris šūnas augšējā kreisajā stūrī.
Lai pārbaudītu detalizētu informāciju, vienkārši pārvietojiet kursoru virs šūnas ar mazo trīsstūri augšējā kreisajā stūrī. Tiek parādīts komentāru lodziņš ar informāciju par veiktajām izmaiņām, kas tās veicis un kad tās tika veiktas. Ja vairāki recenzenti ir veikuši izmaiņas jūsu darblapā, katram recenzentam tiks piešķirta cita lodziņa krāsa.
Dodieties uz cilni “Pārskatīšana” un izmaiņu grupā atlasiet “Izsekot izmaiņām”. Šoreiz nolaižamajā izvēlnē atlasiet opciju “Pieņemt vai noraidīt izmaiņas”.
Dialoglodziņā “Atlasīt izmaiņas, lai pieņemtu vai noraidītu” noklikšķiniet uz “Labi”, lai turpinātu.
Pēc tam atvērsies dialoglodziņš ‘Accept or Reject Changes’, kur var pieņemt izmaiņas pa vienam vai pieņemt/noraidīt visas izmaiņas uzreiz. Šeit vispirms tiks parādītas pirmās izmaiņas, kas tika atrastas darblapā. Mūsu gadījumā pirmās izmaiņas, kas tika konstatētas, bija tādas, ka šūnas B11 vērtība mainījās no 16,99 uz 17,99. Kad esat to apstiprinājis vai noraidījis, nākamās izmaiņas tiks ielādētas.
Noklikšķinot uz "Pieņemt", veiktās izmaiņas tiks piemērotas jūsu darblapai. Ja to noraidīsit, izmaiņas tiks atceltas.
Atsevišķa faila izveide, lai uzskaitītu izmaiņu vēsturi
Tā vietā, lai skatītu izmaiņas tajā pašā darblapā, izmaiņu sarakstu varat skatīt arī atsevišķā darblapā ar nosaukumu “Vēsture”. Vēstures lapā būs norādīta visa informācija par veiktajām izmaiņām.
Lai skatītu vēsturi, cilnē Pārskatīšana atlasiet “Izsekot izmaiņām” un nolaižamajā izvēlnē noklikšķiniet uz “Izcelt izmaiņas”.
Dialoglodziņā Izcelt izmaiņas, pirms noklikšķināšanas uz Labi, noteikti atzīmējiet izvēles rūtiņu “Izmaiņu saraksts jaunā lapā” apakšā.
Tādējādi tiks izveidota jauna lapa ar nosaukumu “Vēsture”, kurā būs uzskaitīta visa informācija par darbgrāmatā veiktajām izmaiņām.
Vienkārši saglabājiet failu vēlreiz, lai noņemtu vēstures lapu no darbgrāmatas.
Kā izslēgt izmaiņu izsekošanu programmā Excel
Kad esat pabeidzis pārskatīšanu, darbgrāmatā varat izslēgt izmaiņu ierakstu funkciju. Tādējādi tiks noņemta visa izsekotā informācija (šūnu izceltie elementi) un vairs netiks izsekotas visas turpmākās izmaiņas darbgrāmatā.
Lai izslēgtu ierakstu izmaiņas, vispirms ir jānoņem darbgrāmatas aizsardzība. Lai to izdarītu, cilnē Pārskatīšana noklikšķiniet uz opcijas Noņemt koplietojamo darbgrāmatu aizsardzību.
Lai izslēgtu ierakstu izmaiņas, atveriet cilni Pārskatīšana un atlasiet Izsekot izmaiņas > Izcelt izmaiņas.
Dialoglodziņā Izmaiņu izcelšana notīriet lodziņu blakus “Izsekot izmaiņas rediģēšanas laikā”, pēc tam noklikšķiniet uz “OK”.
Izmaiņu izsekošanas funkcija programmā Excel tagad ir izslēgta.