Sapulcēs izveidojiet uzgaidāmās telpas, lai tās būtu drošas un netraucētu
Uzgaidāmās telpas ir ļoti iekārojama funkcija virtuālo konferenču ekosistēmā. Tie pasargā jūsu sapulces no drošības neveiksmēm, piemēram, nevēlamu cilvēku pamešanas un izjaukšanas visu sapulci. Tas, cik katastrofāls tas varētu būt, kļuva pilnīgi skaidrs šī gada sākumā, izmantojot Zoombombings.
Kopš tā laika visi sanāksmju vadītāji neatkarīgi no tā, vai viņi vada profesionālas sanāksmes vai nodarbības, ir sapratuši uzgaidāmās telpas nozīmi.
Kas ir uzgaidāmā telpa?
Uzgaidāmā telpa virtuālās sapulču ekosistēmā ir sava veida buferis. Visi sapulces dalībnieki to iziet, pirms tiek ielaisti sapulču telpā. Sapulces saimniekam ir pilnīga kontrole pār to, kuru uzņemt sanāksmē. Tādā veidā visi nelūgti viesi nevar vienkārši ierasties sanāksmē. Kā redzat, tie ir ļoti funkcionāli un nepieciešami, lai aizsargātu jūsu sanāksmes.
Kā lietot uzgaidāmo telpu Webex
Webex lietotāji sapulcēs uz visiem laikiem ir lūguši uzgaidāmo telpu vai vestibilu, kur dalībnieki var pagaidīt pirms pievienošanās sapulcei. Iepriekš uzgaidāmā telpa varēja būt personīgajās sapulču telpās, bet ne plānotajās sanāksmēs. Taču Webex sanāksmes versija 40.9 to ir mainījusi.
Kā izmantot uzgaidāmo telpu personīgajā sapulču telpā
Katram Webex lietotājam Webex ir personīga sapulču telpa, kurai ir pielāgojama saite un kuras termiņš nekad nebeidzas. Tas ir unikāls tikai jums un vienmēr ir pieejams; jums tas nav iepriekš jārezervē, lai to izmantotu. Visas Webex improvizētās sapulces notiek šajā personīgajā sapulču telpā.
Tagad pēc noklusējuma sapulcēm personīgajā telpā nav arī uzgaidāmās telpas. Bet jūs varat konfigurēt iestatījumus, lai tādi būtu. Webex ir iespēja bloķēt sanāksmes. Kad sapulce ir bloķēta, visi dalībnieki, kuri mēģina tai pievienoties, tā vietā nonāk vestibilā. Pēc tam saimnieks var viņus ielaist, ja vēlas.
Lai bloķētu personīgās telpas sanāksmi, dodieties uz sapulces rīkjoslu un noklikšķiniet uz ikonas “Vairāk opciju” (trīs punktu izvēlne).
Pēc tam izvēlnē ieslēdziet slēdzi opcijai Bloķēt sapulci.
Visiem dalībniekiem, kas pievienosies pēc sapulces bloķēšanas, būs jāgaida vestibilā. Ekrānā tiks parādīts paziņojums, ka vestibilā gaida dalībnieki. Noklikšķiniet uz tā, lai skatītu sarakstu.
Varat uzņemt tos visus ar vienu klikšķi, atlasot visus vai tikai tos dalībniekus, kurus vēlaties ielaist. Atlasiet dalībniekus un noklikšķiniet uz pogas Pieņemt.
Tagad jums tas būs jādara katrā personīgās telpas sapulcē, kuru vēlaties bloķēt. Taču, ņemot vērā to, ka sapulcē būsiet pirmais, jo tā ir improvizēta, tā nav tik liela problēma. Šis risinājums ir lieliski piemērots cilvēkiem, kuri, iespējams, nevēlas uzgaidāmo telpu katrā sanāksmē.
Taču cilvēkiem, kuri vēlas uzgaidāmās telpas funkcionalitāti pēc noklusējuma visās sanāksmēs, ir vēl viens veids. Konfigurējot šo mazo iestatījumu, tiek automātiski bloķēta katra personīgās telpas sapulce, tiklīdz tā sākas.
Dodieties uz webex.com un piesakieties savā Webex sapulču telpā. Kreisajā pusē esošajā navigācijas izvēlnē noklikšķiniet uz Preferences.
Pēc tam dodieties uz "Mana personīgā istaba".
Tiks atvērti jūsu personīgās telpas iestatījumi. Ritiniet uz leju līdz iestatījumam “Automātiskā bloķēšana”. Pēc tam noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas blakus tai, lai to atlasītu.
Kad to atlasīsit, laika nolaižamajā izvēlnē varēs noklikšķināt. Noklikšķiniet uz tā un no opcijām atlasiet “0”.
Pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Saglabāt".
Tagad visās jūsu personīgajās sanāksmju telpās pēc noklusējuma būs uzgaidāmā telpa.
Piezīme: Lai varētu uzņemt cilvēkus no vestibila bloķētā sapulcē, jums ir jāizmanto Webex Meetings darbvirsmas lietotne, Webex Teams darbvirsmas lietotne vai Cisco Webex mākoņa reģistrēta telpa vai galda ierīce. Pretējā gadījumā jūs nevarēsit ielaist cilvēkus, neatbloķējot sapulci.
Kā izmantot uzgaidāmo telpu ar ieplānotu sapulci
Plānotām sanāksmēm īpaši svarīga ir uzgaidāmā telpa. Ja citi dalībnieki ierodas pirms saimnieka, viņiem jāatrodas uzgaidāmajā telpā, no kurienes saimnieks var viņus ielaist.
Taču iepriekš jūs nevarēja izmantot šo uzgaidāmās telpas funkcionalitāti plānotajā Webex sanāksmē. Ja sapulce bija bloķēta, visi dalībnieki, kas ieradās pirms saimnieka, vispār nevarēja pievienoties sapulcei. Viņiem bija jāatsvaidzina un jāmēģina atkārtoti pievienoties sapulcei pēc saimnieka ierašanās. Kā jūs varat iedomāties, tas nepavisam nav intuitīvs. Kā dalībnieks var uzzināt par vadītāja ierašanos sanāksmē?
Taču, sākot ar Webex 40.9 un jaunāku versiju, ieplānoto sapulču viesiem var būt uzgaidāmā telpa. Viesi ir lietotāji, kuri nav pierakstījušies savos Webex kontos, vai ārēji lietotāji, kuriem jūsu vietnē nav Webex konta. Tātad visiem viesiem, kas ieradīsies pirms saimnieka, būs jāgaida sanāksmju telpā. Bet visi organizācijas dalībnieki, kas ieradīsies pirms saimnieka, varēs pievienoties tieši.
Dodieties uz webex.com un piesakieties savā sapulču telpā. Pēc tam kreisajā pusē esošajā navigācijas izvēlnē atveriet sadaļu “Sapulces”.
Noklikšķiniet uz pogas Ieplānot, lai ieplānotu jaunu sapulci.
Vai arī varat rediģēt iepriekš ieplānotu sapulci ar jaunajiem iestatījumiem. Atveriet sapulci un noklikšķiniet uz pogas Rediģēt.
Pēc tam, kad esat ieplānojis sapulci, ritiniet uz leju un noklikšķiniet uz “Rādīt papildu opcijas”.
Zem tā tiks paplašinātas dažas iespējas. Noklikšķiniet uz "Plānošanas opcijas".
Plānošanas opcijās atveriet sadaļu “Atbloķētās sapulces”. Šīs opcijas noklusējuma iestatījums ir “Viesi var pievienoties sapulcei”. Lai to atlasītu, noklikšķiniet uz pogas Viesi gaida vestibilā, līdz saimnieks viņus uzņems.
Tagad, tāpat kā personīgās sapulču telpas iestatījumos, jūs redzēsit opciju “Automātiskā bloķēšana”. Tas varētu likt jums aizdomāties, kāpēc jūs vienkārši nevarat bloķēt sapulci, lai iespējotu uzgaidāmo telpu, piemēram, personiskajās sapulču telpās.
Bloķējot sapulci, neiespējojot iepriekšējo iestatījumu, netiks izveidota uzgaidāmā telpa viesiem, kuri ieradīsies pirms saimnieka. Tā vietā viņi tieši ieiet sapulcē. Tāpēc ir svarīgi iespējot iepriekšējo opciju. Bet ir arī svarīgi atcerēties, ka tas tikai izveido uzgaidāmo telpu, līdz esat pievienojies sapulcei. Lai izveidotu uzgaidāmo telpu pēc tam, jums ir jābloķē sapulce.
Tagad varat iespējot “Automātisko bloķēšanu”, plānojot sapulci, vai arī varat bloķēt sapulci no sapulces rīkjoslas pēc tam, kad esat pievienojies sapulcei. tas ir pilnībā atkarīgs no jums. Kad sapulce ir bloķēta, visiem dalībniekiem, viesiem un organizācijas locekļiem būs jāiet cauri uzgaidāmajai telpai.
Visbeidzot noklikšķiniet uz pogas "Saglabāt" vai "Ieplānot".
Plānotām sapulcēm nav vispārējas iespējas, kas izveidotu uzgaidāmo telpu katrai sapulcei. Šīs darbības būs jāveic katrā ieplānotajā sanāksmē.
Uzgaidāmās telpas virtuālajā sanāksmē ir ārkārtīgi svarīgas, lai izvairītos no jebkādām neveiksmēm. Un, lai gan Webex sanāksmēs var būt uzgaidāmā telpa, mehānika nav tik vienkārša un vienkārša. Bet, tiklīdz jūs zināt, kā to izdarīt, varat nodrošināt, ka jūsu sapulces ir tik drošas, cik tām vajadzētu būt.