Ja vēlaties drukāt pasta sūtījumu uzlīmes no adrešu saraksta, kuru uzturējat Excel izklājlapā, varat izmantot Microsoft Word pasta sapludināšanas līdzekli.
Microsoft Excel ir ideāla vieta klientu kontaktinformācijas un adreses informācijas glabāšanai. Programmā Excel varat viegli sakārtot adresātu sarakstu/adrešu sarakstu. Taču pasta uzlīmju, aplokšņu, apsveikuma kartīšu vai jebko citu drukāšana var būt smags darbs.
Pieņemsim, ka vēlaties nosūtīt masveida sūtījumus uz adresātu sarakstu, kuru uzturat Excel izklājlapā. Labākais veids, kā to izdarīt, ir izmantot Microsoft Word pasta sapludināšanas līdzekli. Izveidojot pasta sapludināšanas dokumentu programmā Microsoft Word un saistot to ar Excel darblapu, varat izvilkt datus no Excel saraksta drukājamās etiķetēs pasta sūtīšanai.
Kā izveidot pasta uzlīmes programmā Word no Excel lapas
Izmantojot Microsoft Word pasta sapludināšanas līdzekli, varat izveidot pasta uzlīmju lapu no Excel lapas, ko var izdrukāt. Ja nezināt, kā masveidā drukāt uzlīmes no programmas Excel, izlasiet šo soli pa solim sniegto rokasgrāmatu.
Sagatavojiet savu adresātu sarakstu programmā Excel
Lai izveidotu un izdrukātu pasta uzlīmes, vispirms ir pareizi jāiestata darblapa. Katras kolonnas pirmajā šūnā ierakstiet kolonnas galveni un aizpildiet attiecīgo informāciju zem šīm kolonnu galvenēm. Tā kā mēs vēlamies izveidot pasta etiķetes, izveidojiet kolonnu katram elementam, ko vēlaties pievienot etiķetēm (piemēram, vārds, uzvārds, adrese utt.).
Piemēram, ja plānojat izveidot pasta sūtījumu etiķetes no Excel lapas, tajā, iespējams, būs šāda pamata kontaktinformācija (kā kolonnu virsraksti):
- Vārds
- Uzvārds
- Ielas adrese
- Pilsēta
- Valsts
- Pasta indekss
Skatiet zemāk redzamo ekrānuzņēmumu:
Ievadot datus programmā Excel, sadaliet informāciju atsevišķās kolonnās. Piemēram, tā vietā, lai izveidotu vienu vārda kolonnu, sadaliet nosaukumu atsevišķās kolonnās, piemēram, nosaukums, vārds, otrais vārds, uzvārds, kas atvieglotu datu sapludināšanu ar Word dokumentu.
Ievadot datus, pārliecinieties, vai darblapā nav tukšu rindu vai kolonnu. Kad esat pabeidzis datu ievadīšanu, saglabājiet darblapu.
Nosauciet adresātu sarakstu
Kad esat izveidojis datu kopu, piešķiriet nosaukumu darblapā parādītajiem datiem. Darīt to,
Excel lapā atlasiet adrešu sarakstu, ieskaitot galvenes. Pēc tam dodieties uz cilni "Formulas" un grupā Definētie vārdi noklikšķiniet uz "Definēt nosaukumu".
Tiks atvērts jauns dialoglodziņš, ievadiet nosaukumu lodziņā "Vārds" un noklikšķiniet uz "OK". Ja nosaukumā ir vairāk nekā viens vārds, pievienojiet tiem pasvītrojumu (_) (nav atļauta atstarpe vai defise).
Apstipriniet faila formātu
Lai drukātu uzlīmes, Word dokuments būs jāsavieno ar Excel darblapu, kurā ir adresātu saraksts. Ja pirmo reizi savienojat programmu Word ar Excel, jums būs jāiespējo konvertēšanas formāts, kas ļaus konvertēt failus starp abām Microsoft programmām.
Lai to izdarītu, vispirms atveriet programmu Microsoft Word. Noklikšķiniet uz cilnes “Fails” un kreisās rūts apakšā atlasiet “Opcijas”.
Tiks atvērts jauns logs “Word opcijas”. Kreisajā rūtī noklikšķiniet uz “Papildu” un ritiniet uz leju līdz sadaļai “Vispārīgi”. Atzīmējiet opciju “Apstiprināt faila formāta konvertēšanu, atverot” un noklikšķiniet uz “Labi”. Tas ļaus ērti importēt datus no Excel.
Iestatiet pasta sapludināšanas dokumentu programmā Word
Pēc tam jums ir jāiestata galvenais etiķetes dokuments programmā MS Word tām pasta uzlīmēm, kuras vēlaties pievienot.
Atveriet tukšu Word dokumentu. Dodieties uz sadaļu "Pasta sūtījumi" un noklikšķiniet uz ikonas "Sākt pasta sapludināšanu". Pēc tam nolaižamajā izvēlnē atlasiet opciju Iezīmes.
Varat arī izvēlēties opciju “Soli pa solim pasta sapludināšanas vednis”, kas palīdzēs jums veikt šo procesu.
Tiks parādīts dialoglodziņš "Etiķetes opcijas". Šeit varat izvēlēties etiķetes piegādātāju un produkta numuru. Mēs izvēlamies 3M etiķešu ražotāju kā savu pārdevēju, jo tas ir mūsu izmantotais zīmols. Bet, ja izmantojat konkrētu pārdevēju, piemēram, Avery, tad varat tos izvēlēties.
Pēc tam loga Label Options apakšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz pogas "Detaļas", un tiks atvērts jauns dialoglodziņš. Šeit varat mainīt etiķetes piemales, augstumu, platumu, soli un izmēru. Pēc izmaiņu veikšanas noklikšķiniet uz “OK”.
Tagad Word lapa izskatīsies šādi:
Savienojiet darblapu ar Word etiķetēm
Tagad programmā Microsoft Word esat iestatījis tukšas etiķetes, lai saņemtu informāciju no Excel. Pēc tam jums vajadzētu savienot Word dokumentu ar darblapu, kurā ir jūsu adresātu/adrešu saraksts, lai datus pārsūtītu uz etiķetēm.
Word dokumentā atveriet cilni “Pasta sūtījumi” un atlasiet opciju “Atlasīt adresātus”. Nolaižamajā izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Izmantot esošu sarakstu.
Dodieties uz Excel izklājlapu ar adresātu sarakstu logā Atlasīt datu avotu, atlasiet failu un noklikšķiniet uz Atvērt.
Ja redzat dialoglodziņu Apstiprināt datu avotu, izvēlieties "OLE DB datu bāzes faili" un noklikšķiniet uz pogas "OK".
Parādīsies vēl viens uznirstošais logs ar nosaukumu Select Table. Ja esat nosaucis savu adrešu sarakstu (Customer_Mailing_List), atlasiet to un noklikšķiniet uz “OK”. Ja nē, atlasiet darblapu, kurā ir jūsu saraksts, un noklikšķiniet uz “OK”.
Kā redzat, Word dokuments tagad ir piepildīts ar adrešu etiķetēm, kas saka "Nākamais ieraksts".
Rediģēt pasta sapludināšanas adresātu sarakstu
Cilnē Vēstules noklikšķiniet uz opcijas Rediģēt adresātu sarakstu.
Parādīsies logs “Pasta sapludināšanas adresāti”, kurā būs uzskaitīti visi adresāti no jūsu adrešu saraksta. Visi tiks atlasīti pēc noklusējuma. Šeit varat kārtot, filtrēt, pievienot vai noņemt adresātus no sava saraksta.
Notīriet izvēles rūtiņu blakus to adresātu vārdiem, kurus nevēlaties iekļaut savās iezīmēs.
Pievienojiet pasta sapludināšanas laukus
Tagad jums dokumentam jāpievieno pasta sapludināšanas lauki, lai varētu pabeigt sapludināšanu. Kad savām iezīmēm pievienojat pasta sapludināšanas laukus, šie lauki kļūs par vietturi darblapas kolonnu galvenēm. Kad sapludināšana būs pabeigta, vietturi tiks aizstāti ar datiem no jūsu Excel adresātu saraksta.
Lai pievienotu pasta sapludināšanas laukus, cilnē Pasta sūtīšana grupā Rakstīt un ievietot laukus noklikšķiniet uz Adrešu bloks.
Šeit varat norādīt atbilstošo formātu, lai adresāta vārds tiktu parādīts uz etiķetes. Sadaļā Priekšskatījums ir redzams atlasītā adreses raksta priekšskatījums. Noklikšķiniet uz Labi, lai pievienotu laukus.
Ja adrešu bloka daļas trūkst vai neatbilst izvēlētajam adreses formātam, tas nozīmē, ka adrešu saraksta kolonnu virsraksti programmā Excel atšķiras no noklusējuma Word pasta sapludināšanas laukiem. Noklikšķiniet uz pogas “Saskaņot laukus”, lai saskaņotu pareizos laukus ar laukiem, kas nepieciešami adreses blokam.
Logā Atbilstoši lauki pārbaudiet, vai adreses bloka obligātie lauki atbilst darbgrāmatas kolonnai. Ja nē, noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes pogas blakus vajadzīgajam laukam un saskaņojiet to ar kolonnas virsrakstu savā Excel failā. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz "OK".
Tagad jūsu dokumenta pirmajā etiķetē parādīsies “AddressBlock”.
Pēc tam jums ir jākopē pirmās etiķetes (<>) etiķetes formāts un izkārtojums uz pārējām Word dokumenta etiķetēm. Lai to izdarītu, cilnes Vēstules rūtī Rakstīt un ievietot noklikšķiniet uz Atjaunināt etiķetes.
Veiciet pasta sapludināšanu
Pirms Word dokumenta un Excel faila sapludināšanas apskatīsim, kā izskatīsies gatavās etiķetes.
Lai pārskatītu rezultātus, augšējā joslā izvēlieties opciju Priekšskatīt rezultātus.
Tagad varat veikt faktisko pasta sapludināšanu.
Pašlaik priekšskatīto iezīmi var formatēt cilnē Sākums. Jūs pat varat mainīt uzlīmju fonta veidu, fonta lielumu, fonta krāsu utt. pēc savām vēlmēm. Kad esat pabeidzis pašlaik priekšskatītās etiķetes formatēšanu, cilnē Pasta ziņojumi noklikšķiniet uz “Atjaunināt etiķetes”, lai lietotu formatējumu visām etiķetēm.
Lai veiktu sapludināšanu, dodieties uz cilni “Pasta sūtījumi”, grupā Pabeigt noklikšķiniet uz opcijas “Pabeigt un sapludināt”. Nolaižamajā izvēlnē atlasiet opciju Rediģēt atsevišķus dokumentus.
Tiks parādīts neliels uznirstošais logs ar nosaukumu “Apvienot ar jaunu dokumentu”. Tajā sadaļā Sapludināt ierakstus atlasiet “Visi” un noklikšķiniet uz “Labi”, lai pabeigtu.
Tagad informācija no jūsu adrešu saraksta tiks pārsūtīta uz jūsu etiķetēm, un tiks parādīts jauns dokuments ar pasta uzlīmēm no jūsu Excel adrešu saraksta. Tagad varat rediģēt, formatēt, drukāt un saglabāt šo etiķetes dokumentu tāpat kā jebkuru citu Word dokumentu.
Bonusa padoms: Pievienojiet apmales uz etiķetēm
Ir grūti nogriezt etiķetes bez apmalēm. Lai pievienotu apmales, tekstu augšējā kreisajā pusē noklikšķiniet uz pluszīmes (+) ikonas.
Tagad visas dokumenta etiķetes ir atlasītas, peldošajā izvēlnē noklikšķiniet uz ikonas "Robeža" un no opcijām noklikšķiniet uz "Visas robežas".
Tūlīt jūs redzēsit apmales starp dažādām etiķetēm.
Tagad atliek tikai izdrukāt uzlīmes, sagriezt tās, ielīmēt uz e-pastiem un izsūtīt vēstules.